Huskeliste til planlægning af ture og lejre

Idé, dato og budget 

Har du fået en idé, så snak med en fra spejderrådet!

Gør det umiddelbart, hurtigt og spontant, også gerne inden din idé er helt moden, så kan du evt. også få lidt sparring og feedback på idéen.

Spejderrådet vil gerne støtte alle ideer og forsøger at koordinere, således at der er størst mulighed for at arrangementet bliver en succes, aftal:

– Dato for arrangementet

– Budget og underskuds garanti

Du kan få hjælp af spejderrådet til at lave et budget. Et budget skal indeholde dit bedste gæt på deltager antal, deltager betaling og formodede udgifter.

Før annoncering

Inden du sender indbydelser ud, bør du have styr på:

– Hvor skal I overnatte; lej en hytte, lej et shelter, book en lejrplads eller …

– Sørge for nødvendige materialer f.eks. kanoer, sejlbåd, bus …. afhængig af hvad ideen går ud på. Men sikker dig, at din idé kan føres ud i livet før du inviterer.

– Find en madmor. Aftal hvem, der køber mad ind og hvem laver maden.

Annoncering

Den sikreste måde til at der ikke kommer nogen til arrangementet er at sikre at ingen ved det er !!!

Det er vigtigt i god tid at annoncere så alle der ønskes som deltagere ved arrangementet er:

– Fortæl om turen. Gerne på et arrangement inden turen. En personlig invitation er bedst, men regn med at der skal følges op.

– Metodistkirkens nyhedsbrev og hjemmeside (kontakt kommunikationsmedarbejder Anne Thompson)

– En seddel: En papir seddel er godt nok gammeldags, men virker! Og så hjælper det folk med at huske, når den hænger i spejder lokalet eller på opslagstavlen.

– Brug facebook til at oprette en begivenhed. Men husk, at det sjældent er nok, da det kun rammer dem der bruger facebook og dem der bliver inviteret-

– Del begivenheden i MS’ facebook-gruppe.

– Bed Metodistkirkens kommunikationsmedarbejder Anne Thompson om at få arrangementet med i kirkens kalender

I en invitation skal der stå  hvornår lejren er (dato), hvor lejren er,  hvem, der kan komme med (alders gruppe), hvilket tema lejren har (gerne overordnet program), prisen for arrangementet samt sidste frist for tilmelding og hvem tilmeldingen skal afleveres til.

Før turen – planlægning, mål og program

Der er mange sjove idéer, der ikke er blevet til noget, fordi man ikke har kunnet nå at får købt ind til disse …. så planlæg i god tid !

– Afhængigt af hvor stort et arrangement, der skal laves og hvor mange der skal være med i planlægningen, sker planlægningen på bagsiden af en konvolut (dig selv), eller på en aften eller en eller flere planlægningsweekender.

– Gennemtænk hvad der er målet med turen, hvorfor er denne tur vigtig for lederne der skal planlægge; Deltagerne skal lære nogle bestemte færdigheder, skal styrkes socialt, have en åndelig oplevelse, oplæres i bandesammenhold ….. turen skal være sjov, men ikke bare for sjov !!

– Lav en overordnet plan for hvad der skal ske hvornår, byg programmet op omkring de faste punkter som morgenmad, flaghejsning, frokost, eftermiddags kaffe, madlavning, aftensmad, perleløb, lejrbål, heik, natløb, forældredag osv.

– Aftal hvem der har ansvaret for planlægningen og afviklingen af de enkelte program punkter? Hvad er den økonomiske ramme for de enkelte programmer ….

– Er der specielle materialer der skal bestilles som rafter, reb, brænde, motorsave, toiletvogn, badevogn, brandslukningsmateriale, kano, kajak, cykler, biler eller …

Tilmelding

Sæt en frist for tilmelding der giver mening; Er det en patruljetur så er mødegangen inden sikkert nok. Er det en sommerlejr, hvor mange materialer og mad afhænger af antal deltagere så er mindst en måned godt.

– Vær klar omkring til hvem og hvordan der er tilmelding: Skal der laves en regional tilmelding i byerne (ved f.eks landslejr) eller skal man sende en mail / SMS til dig.

– Hvem sender tilmeldingen: Er det nok at spejderen siger, at han/hun kommer eller skal der forældre indover (Vurder dette ud fra aldersgruppen vs. prisen for turen)

Turen

Er alle ankommet? Start samlet og byd velkommen, gør det klart hvor der skal soves, tisses og hentes mad samt hvor og hvornår der er ledermøde.

– Sørg for at alle får afregnet udlæg på selve turen

– Indsaml deltager betaling

– Rejseudligning, brug MBUF standard seddel (link) 

– På et passende tidspunkt lav en evaluering af turen gerne både iblandt deltageren og lederne (hver for sig), skriv inputs ned uden at kommentere, vær åben, spørg ind så du forstår, hvad der menes uden at hoppe i forsvarsposition.

Efter turen

Hold nu fast en fed tur! Man kan godt være “lidt” træt, når man har stået for en tur, men gør dig selv den tjenste at få den godt afsluttet, hurtigt ….. det er så bøvlet at huske detaljer lang tid efter …. og der er du sikkert i gang med en ny tur.

– Sørg for at nogle skriver et indlæg til Metodistkirkens hjemmeside og nyhedsbrev. (kommunikationsmedarbejder Anne Thompson)

– Send billeder til spejdernes picasa album

– Sørg for at få sendt evalueringen videre til en fra spejderrådet

– Sørg for at få afsluttet regnskabet (måske skal du have penge tilbage).

– Klap dig selv på skulderen  …. Godt gået!